Czym jest Managemate?

Przed pierwszymi wydaniami sprzętu należy utworzyć przynajmniej jeden magazyn, do którego będziemy przypisywać utworzone przedmioty, np. płyty szalunkowe. Na zrzucie ekranu widoczny jest formularz tworzenia magazynu, a w tle widać listę już istniejących - utworzonych wcześniej.

Wprowadzenie asortymentu ze wszystkimi parametrami (np. waga, posiadana ilość, opcjonalnie wymiary) jest kluczowe do dalszej pracy w programie. System rozróżnia przedmioty przeznaczone na sprzedaż od tych do dzierżawy - wprowadzając dane należy o tym pamiętać, aby dodać produkt w odpowiedniej zakładce. Oba typy przedmiotów mają swoje grupy (dzierżawy i sprzedaży), w których to należy zdefiniować podatek [%] jaki obowiązuje na daną grupę oraz stawkę dzierżawy [%] (dotyczy grup dzierżawy).

W celu utworzenia zlecenia, najpierw wymagane jest utworzenie klienta, aby można było jemu przypisać dane zlecenie. Służy do tego zakładka Klienci i dostępny z jej poziomu formularz (widoczny obok), który dodatkowo umożliwia szybsze wprowadzanie danych poprzez pobranie ich z CEIDG na podstawie podanego NIPu. W szczegółach wybranego klienta można zarządzać listą jego uprawnionych (do kontaktu i/lub odbioru sprzętu) pracowników.

Jeżeli Twoja firma oferuje usługi takie jak na przykład czyszczenie sprzętu czy transport, dostępna jest opcja dołączenia wybranych usług do protokołów (wydania, zwrotu, sprzedaży) po określonej cenie. Wartość usługi wprowadzana podczas jej tworzenia jest jedynie ceną domyślną (proponowana przy dodawaniu do protokołu), którą zawsze można zmodyfikować.

Podczas tworzenia zlecenia należy wybrać powiązanego klienta oraz adres budowy, dla której zostanie założone (adres, podobnie jak dane klienta, można wprowadzić do systemu wcześniej lub z poziomu okna tworzenia zlecenia). Grafika przedstawia przykładową listę zdefiniowanych adresów.

Po założeniu konta w systemie Managemate automatycznie dodawany jest pierwszy cennik, którego nie można usunąć. Każdy utworzony przedmiot do dzierżawy będzie zapisywał swoją cenę we wszystkich dostępnych cennikach. Do momentu pierwszego użycia danego cennika w dowolnym zleceniu można edytować w nim ceny przedmiotów - po użyciu będzie to zablokowane (chcąc w tej sytuacji zmienić cenę, należy utworzyć nowy cennik na podstawie aktualnie wybranego)

Dopiero założenie zlecenia pozwala na rozpoczęcie ruchu materiału między magazynami a budową. Każde zlecenie jest powiązane z danym klientem oraz adresem i umożliwia tworzenie protokołów wydania, zwrotu, sprzedaży, sprzedaży z dzierżawy oraz ofert dzierżawy/sprzedaży. Szczegółowy widok zlecenia pozwala dodatkowo na odczytanie co aktualnie znajduje się na budowie oraz wygenerowanie dokumentu PDF ze stanem zlecenia na konkretny dzień, bądź analizą ruchu wybranych przedmiotów w zleceniu.

W obrębie wybranego zlecenia można utworzyć protokoły wydania/zwrotu oraz sprzedaży. Użytkownik od razu zostaje przeniesiony na stronę edycji nowego protokołu. Z jej poziomu ma możliwość dodania do niego przedmiotów lub dołączenia usług. Kluczowym elementem przygotowywania protokołu jest zmiana jego stanu z wersji roboczej (wersja ta nie powoduje zmiany stanów magazynowych) na rezerwację (niedostępne dla zwrotów) lub zatwierdzenie. Rezerwacja blokuje przedmioty widniejące na protokole aż do momentu ponownej zmiany stanu protokołu, a zatwierdzenie powoduje faktyczną zmianę ilości w magazynie w dniu i godzinie określonej na protokole.

Zlecenie pozwala również na utworzenie oferty dzierżawy i sprzedaży. W rzeczywistości proces ten wygląda tak samo jak w przypadku protokołów z tym, że ilość przedmiotów, które można dodać z magazynów jest nieograniczona. Oferta dzierżawy dodatkowo przedstawi koszt 30-dniowej dzierżawy zestawu, który na niej się znajduje. Oba rodzaje ofert pozwalają na utworzenie max listy z wybranych ofert.

Jeżeli zaistnieje potrzeba zmiany stawki dzierżawy konkretnej grupy tylko dla wybranego zlecenia - jest taka możliwość. Z poziomu szczegółów zlecenia można nadpisać stawkę dla wybranej grupy dzierżawy oraz wejść w listę wszystkich nadpisanych stawek w tym zleceniu. Zrzut ekranowy przedstawia formularz nadpisania stawki.

Program Managemate oprócz wygodnego zarządzania zasobami z poziomu aplikacji internetowej oferuje generowanie dokumentów PDF takich jak: protokoły, oferty, faktury, specyfikacje do faktur (również w wersji z podsumowaniem magazynów oraz poszczególnych grup dzierżawy), stan zlecenia na dzień i godzinę czy ruch materiału w zleceniu. Zdjęcie przedstawia dokument protokołu wydania.

Faktury wystawiane są miesięcznie, co oznacza, że dzierżawa trwająca na przykład na przełomie lipca i sierpnia umożliwi wystawienie faktur dzierżawy osobno za lipiec i sierpień. Usługi dołączone do protokołów dzierżawy będą widnieć jako pozycje na fakturze dzierżawy, a dołączone do protokołów sprzedaży - analogicznie na fakturze sprzedaży. Gdy podział faktur na dzierżawy i sprzedaży jest wyłączony - wszystkie pozycje drukowane są na jednej fakturze za dany miesiąc.

Panel ustawień pozwala na modyfikację danych firmy widocznych na protokołach i fakturach, zarządzanie kontami pracowników i ich uprawnieniami, wybór i zakup licencji oraz import stanu magazynowego z pliku w formacie CSV (jeżeli aktualny spis przedmiotów prowadzony jest w arkuszu kalkulacyjnym, jest to wygodne rozwiązanie)